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¿Cómo organizar reuniones de trabajo efectivas?

5 claves para que las reuniones de trabajo sean 100% efectivas

La reunión de trabajo es una herramienta que, si no se utiliza correctamente, puede tener un efecto contrario al deseable.

Algunas empresas llegan incluso a caer en una dinámica tóxica, generando reuniones que no solo no aportan nada, sino que descentran y desmotivan a los trabajadores.

Para evitar que suceda algo así, es mejor tomar medidas. Simplemente aplicando estos consejos aumentará la efectividad de las reuniones y la satisfacción de sus participantes.




1. Define objetivos

¿Cuál es el fin de la reunión? ¿A dónde se quiere llegar o qué se quiere resolver?

Es muy importante establecer los objetivos antes de la reunión y hacer que todos los participantes los conozcan.

Eso ayudará a que no se divague ni se introduzcan temas que no van a aportar nada a lo que se quiere obtener de esa reunión.

Además, ayuda a centrar a los participantes, a enfocar su mente y orientar sus intervenciones.

Por el contrario, si la convocatoria no aclara el propósito, se sentirán desorientados e incluso frustrados, al no saber qué sentido tiene dedicar un tiempo que no tiene un propósito definido.


2. Invita a las personas correctas

Una vez que hemos establecido cuál es el objetivo de la reunión, el paso siguiente es definir quiénes deben ser los participantes.

Las reuniones a las que se convoca a todo el mundo “por defecto” no son efectivas, aunque se haga así con intención de crear un clima de transparencia y buena comunicación.

Si eso es lo que se pretende, es mucho más práctico comunicar posteriormente el resultado o las conclusiones por otras vías.

Pero si lo que se busca es que la reunión sea efectiva, lo mejor es que participen solo aquellas personas cuyo perfil esté directamente relacionado con el objetivo de la reunión.

De esa manera, nadie sentirá que está fuera de lugar o perdiendo el tiempo en un encuentro en el que no tiene nada que aportar.


3. Orden del día

Los organizadores de la reunión deben detallar cuáles son los temas que deben abordarse, en qué orden y cuánto tiempo se va a dedicar a cada uno de ellos.

Pero incluso con una “hoja de ruta” establecida es difícil ceñirse a los temas y los tiempos si no hay una persona encargada de conducir la reunión, organizar las intervenciones y controlar el reloj.

Por tanto, nombrar un moderador es fundamental si lo que queremos es efectividad.


4. Conclusiones finales

Cuando la reunión termine, se debe hacer un resumen de las conclusiones de forma que queden explícitos los avances. También, se verificará que se cumplieron los objetivos marcados al inicio.


5. Seguimiento

Un seguimiento de los puntos acordados en la reunión hará que realmente sea efectiva al 100%.

Es decir, si se concluye que hay que poner en marcha determinadas acciones, hay que establecer quiénes van a ser responsables de hacerlo, cuáles van a ser los tiempos y de qué manera se van a comunicar los logros, para que quede constancia de que realmente se producen avances.

Si no hay un seguimiento posterior de los resultados es muy probable que una parte se pierda o su puesta en práctica se dilate demasiado en el tiempo.

Por último, siempre es recomendable terminar la reunión agradeciendo a los participantes su tiempo y su implicación.

También, si se conoce el dato, se les adelantará cuándo será la próxima convocatoria para que la incluyan en su planificación.


¿Y qué ocurre con las reuniones online? 3 consejos extra

Aunque las reuniones online no son una novedad, en los últimos tiempos se han hecho más habituales por motivos de precaución sanitaria.

Eso ha permitido mantener la actividad, pero minimizando los encuentros presenciales o limitándolos a aquellos imprescindibles.

Las reuniones online han demostrado ser una herramienta muy útil, pero también tienen algunos inconvenientes que hay que saber manejar.

Por tanto, a los consejos que debemos tener en cuenta para las reuniones en general, conviene añadir algunas pautas si el encuentro es virtual (y queremos que resulte igual de efectivo).


6. El moderador, fundamental

Más, si cabe, que en las reuniones presenciales. En un encuentro virtual alguien tiene que tener la batuta o los participantes pueden llegar a sentirse muy desorientados.

¿Es momento de intervenir o es mejor esperar? ¿Cuándo se puede responder a la persona que está hablando? ¿Cuáles son los turnos de palabra?

Si nadie modera es posible que se produzcan interrupciones incómodas o que alguien se quede sin hablar porque no ve el momento.


7. El vídeo ON

A algunas personas no les gusta la cámara, pero en una reunión virtual es necesaria para mantener la atención, por varias razones.

Por un lado, la comunicación no verbal también es importante y hace algo más humanas este tipo de reuniones. Todos preferimos hablar con alguien a quien le vemos la cara.

Además, de ese modo el organizador sabe que todo el mundo está presente al cien por cien, y no simultaneando la reunión con otras tareas.


8. Imprescindible la interactuación

En situaciones virtuales es más difícil atrapar la atención de todos los participantes por un tiempo prolongado.

Por eso conviene que las intervenciones sean cortas e incluyan fórmulas que inviten a interactuar, como preguntas o votaciones a mano alzada. De ese modo, se mantiene mejor la concentración.

Además, tengamos en cuenta que es habitual que los participantes se conecten desde el domicilio, por lo que pueden producirse interrupciones por motivos domésticos: un timbre, un niño que demanda alguna cosa, o los ladridos de nuestra mascota.

Si ocurre, no pasa nada. El resto de participantes continúan mientras se retoma el 100% de la atención.


Haz que tu equipo de trabajo sea exitoso

En Mimpo somos conscientes de la importancia del trabajo en equipo y del valor empresarial que supone contar con un grupo de trabajadores y trabajadoras con alta motivación.

¿Quieres saber cómo liderar un equipo de trabajo exitoso? En nuestra experiencia, ese éxito es la suma de muchas pequeñas acciones, y por eso hoy hemos querido compartir cómo organizar reuniones de trabajo efectivas, con unas sencillas claves para obtener el máximo rendimiento.

¿Te han parecido consejos prácticos? ¿Quieres añadir alguno más?



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